Office 2007中編輯商務郵件（一）

我們在工作中可能遇到過這樣的情況：需要向一群人發(fā)送內容相同的文檔，但每份文檔的稱謂等各不相同。例如，要打印請貼、邀請函或信封之類。這類文檔的特點是文檔中的主要內容相同，只有個別部分內容不同。傳統做法則是每打印一張修改一次。雖然這樣也可以完成任務，但卻非常浪費時間，如果使用郵件合并功能，則可以非常輕松的做好這項工作。下面就為大家介紹如何使用郵件合并。

在創(chuàng)建郵件合并之前，首先需要建立一個主文檔，并在文檔中編排郵件的共性內容。例如，套用信函中的寄信人地址或稱呼語。設置主文檔的操作方法如下：（1）啟動Word2007軟件，單擊“郵件”選項卡，在“開始郵件合并”工具組中單擊“開始郵件合并”按鈕，在打開的菜單中選擇“信函”選項。（2）隨后，即可將當前文檔設置成主文檔。

將郵件不同的部分，例如多個收件人的姓名、地址等保存成另一個文檔，稱為數據源。將文檔連接到數據源的操作方法如下：（1）在“開始郵件合并”工具組中單擊“選擇收件人”按鈕，在打開的菜單中選擇“鍵入新列表”選項。（2）隨后，打開“新建地址列表”對話框，在列表框中將對應項目的信息輸入完整。（3）單擊“新建條目”按鈕，新建一個條目并將信息輸入完整。（4）按照這樣的方法在“新建地址列表”對話框中建立多個條目，單擊“確定”按鈕。（5）打開“保存通訊錄”對話框，在文件名欄輸入文件名，單擊“確定”按鈕，即可將文檔連接到數據源。　　
　　如果用戶已經建立了通訊地址列表文件，則可以省去前面的操作，直接單擊“選擇收件人”按鈕，在打開的菜單中選擇“使用現有列表”選項，在打開“選取數據源”對話框中選擇需要的通訊地址列表文件，然后單擊“確定”按鈕即可。

要制作邀請函，數據源中應該包括收件人的姓名和職務，姓名和職務就是郵件合并域。也就是說，在制作主文檔時，在邀請函的抬頭處只需寫上“尊敬的：”即可，然后在冒號前面增加姓名和職務的郵件合并域。插入合并域的操作方法如下：（1）將光標定位到文檔中“：”的前面，在“編寫和插入域”工具組中單擊“插入合并域”按鈕，在打開的菜單中選擇“姓氏”選項。（2）隨后，在文檔中插入“姓氏”域。（3）將光標定位到“姓氏”域后面，單擊“插入合并域”按鈕，在打開的菜單中選擇“姓氏”選項，這樣就可以“姓氏”域后面插入“名字”域。（4）按照這樣的方法將其他需要插入的域插入到文檔中。

在文檔中插入完成各類不同的域后，可以為域設置合適的文本格式，比如設置字體，字號，段落等。然后就可以文檔中輸入批量信函的主體內容。為文檔中的域和批量信函的主體內容設置好文本格式。